Er bestaat geen “one size fits all” Door Philip Vanhoutte, EMEA Managing Director, Plantronics
Geografie is niet langer een belemmering voor de manier waarop we
tegenwoordig werken. Met de grote hoeveelheid apparaten waarmee we
vandaag de dag kunnen bellen en mailen, zijn we gewend geraakt aan een
werkcultuur waarin we 24 uur per dag bereikbaar en beschikbaar zijn. Dus
waar bevindt zich nu precies ons kantoor?
Starbucks claimde bij haar oprichting al de “derde ruimte” in het leven
van haar klanten te zijn; er was thuis, er was werk en er was het
Starbucks koffiehuis. Geen werk, geen vrije tijd, maar een combinatie
van beide. Het fenomeen van het mobiele kantoor is toen misschien wel
begonnen.
Als je op een gemiddelde dag bij een Starbucks naar binnen kijkt, zul je
zien dat veel klanten deze plek hebben gebombardeerd tot tijdelijk
kantoor. Andere opties om buiten kantoor te werken schieten ook als
paddenstoelen uit de grond; hotels verhuren leegstaande kamers als
werkruimte en de meeste steden bieden veel verschillende soorten werk-
en vergaderruimtes die per dag of zelfs per uur kunnen worden geboekt.
Dus, wie gebruikt die ruimte?
Laten we Starbucks als voorbeeldmetafoor nemen. Als manager is het mijn
taak om het beste uit mijn mensen te halen. Een team bestaat uit
individuele personen met verschillende behoeftes en voorkeuren. Nu houd
ik toevallig van cappuccino, maar mijn team bestaat uit
espressoliefhebbers, koffie verkeerd-verslaafden en theedrinkers. Iemand
die niet van melkschuim houdt, zou het niet op zijn koffie hoeven moeten
drinken. Zo werkt het ook op kantoor: iemand die het moeilijk vindt te
functioneren in, zeg, een kantoortuin, zal niet tot zijn beste kunnen
presteren.
Er blijkt een enorme mismatch te zijn tussen fysieke kantoren en de
behoeftes van medewerkers. Veel mensen hebben bijvoorbeeld moeite met
gebrek aan privacy en geluidsoverlast van collega’s. Mensen reageren op
heel verschillende manieren op geluid; zo kan één van mijn collega’s
helemaal niet goed werken in totale stilte. Hij heeft behoefte aan
stimulans om zijn hersenen te prikkelen en een stille ruimte maakt hem
eerder slaperig dan actief. Totaal het omgekeerde is het geval bij een
andere collega; hij kan niet goed functioneren als hij ook maar
enigszins wordt afgeleid door collega’s of een radio. Kortom; we hebben
een verscheidenheid aan omgevingen nodig om optimaal productief te zijn.
Prettige werkruimtes bestaan uit verschillende omgevingen om
energieniveau en gemoedstoestand te veranderen: afgezonderde ruimte voor
geestelijke isolatie, inspirerende ruimte voor geestelijke prikkeling en
ruimte die mensen samenbrengt. Geluidsmanagement is bovendien een
belangrijk kenmerk van de opkomende nieuwe stijl aan werkruimtes. Goede
voorbeelden zijn The
Hubworking Centre (THC) in Londen en de members
only centers voor schrijvers en andere creatieven in New York.
Hebben we dan nog wel kantoren nodig? Tot op zekere hoogte eigenlijk
niet. Meer en meer van het werk kan buiten kantoor worden gedaan;
onderweg, in het hotel, op het station, op de luchthaven of in het
koffiehuis om de hoek. Maar we hebben de juiste apparatuur nodig; voeg
een headset aan je uitrusting en je kunt jezelf volledig isoleren in een
drukke omgeving en achtergrondlawaai uitschakelen voor belangrijke
telefoongesprekken.
Maar een ondersteunende kernstructuur is daarentegen ook noodzakelijk.
Mensen hebben behoefte aan interactie, behalen voordeel uit stimulans,
moeten creatief kunnen zijn en problemen kunnen oplossen. Als je als
organisatie geen kantoor biedt met verschillende ruimtes voor
verschillende taken, heeft het direct effect op de kwaliteit – en
kwantiteit – van het werk dat geleverd wordt. Misschien wordt de
kantoorruimte dus niet vervangen, maar moet het evenwicht verschuiven
ten gunste van individuele behoeftes.
Ik heb geen vast kantoor bij Plantronics. Gezien ik vaak onderweg of op
reis ben, leek een vaste ruimte overbodig. Ik besloot dat andere mensen
binnen het bedrijf de ruimte beter konden gebruiken, bijvoorbeeld als
zij zich moeten concentreren zonder storing. Het bieden van deze
alternatieve ruimte heeft niet alleen de productiviteit vergroot, maar
nog belangrijker: de kwaliteit van het werk.
Tips om te roeien met de riemen die je hebt
Rome werd niet in een dag gebouwd en een nieuwe standaard voor de
kantooromgeving gaat ook niet over een nacht ijs. Als je een rustgevende
plek wilt creëren om je ongestoord te kunnen concentreren, kun je nu
alvast een paar praktische dingen doen:
-
Verhuis naar het koffiehuis om de hoek – als je de ontbijt- en
lunchspits ontwijkt, vind je waarschijnlijk een rustige plaats om
geconcentreerd te werken.
-
Zoek een leeg kantoor in je gebouw. Is de baas weg? Gebruik zijn
kantoor!
-
Kijk of je een paar uur later kunt beginnen. Door afleidingen zoals
pratende collega’s, rinkelende telefoons en openstaande email te
vermijden, is de kans groot dat het werk in de helft van de tijd
gedaan kan worden. Ook een goed argument om je baas te overtuigen wat
vaker thuis te werken.
-
Als je een kantooromgeving stimulerender vindt, maar geen last wilt
hebben van achtergrondgeluid, draag dan een headset. Je kunt er de
ruis mee uitschakelen en naar muziek luisteren terwijl je werkt.
-
Spaar het werk waar je je echt voor moet concentreren op en doe het
allemaal op een dag waarop je niet op kantoor zit, maar thuis,
onderweg of in een geboekte werkruimte, afhankelijk van je voorkeur.
